Io amo le liste, lo sapete bene, ma può succedere che a qualcuno prendano la mano facendo scrivere lunghi elenchi per ogni cosa fino a non essere più in grado di finirne una.
Liste, planning, agenda: uno strumento per ogni cosa
Alle volte può capitare di utilizzare più strumenti per fare la stessa cosa ma è uno spreco di tempo non trovate? Oltre che di spazio se sono cartacei.
Il rischio è di disperdere energie e di non vedere mai il fondo di nessuna lista, scoraggiandosi immensamente e non riuscendo a raggiungere gli obiettivi in tempi utili.
Ma qual è la differenza fra i diversi strumenti?
Iniziamo dalle nostre amate liste: le liste servono appunto per elencare delle cose da non dimenticare. Possono essere le attività giornaliere, la lista della spesa o quella delle idee per il blog, ma sono accomunate dalla caratteristica di servirci esclusivamente come promemoria per un arco di tempo o un argomento semplice e definito.
I planning sono l’evoluzione delle liste, un modo più strutturato di pianificare una determinata attività come ad esempio le pulizie o il piano editoriale per il blog.
Se la lista è solo un elenco, il planning di solito contiene una parte di pianificazione vera e propria, di solito su un arco di tempo più ampio: un mese, una settimana o anche l’intero anno.
L’agenda serve a segnare non solo gli appuntamenti ma anche delle mini to do list giornaliere, soprattutto per quelle attività ricorrenti come le scadenze settimanali di lavoro o le attività extra. Vi ho già spiegato come segnare gli impegni sull’agenda nel periodo di Natale Organizzato, ma lo stesso criterio vale tutto l’anno.
Come uso i vari strumenti
Ecco come mi muovo io nell’utilizzo dei vari strumenti:
- Liste: le uso per le attività settimanali non ricorrenti , per le parti della casa che voglio riorganizzare e per le idee dei post. In un certo senso anche per i progetti creativi che voglio realizzare ma lì uso una moleskine dove annoto i progetti per immagini.
- Planning: mi servono per tutto quello che ha bisogno di essere collocato con precisione in una data e gestito con un solo colpo d’occhio: i piani editoriali, le statistiche del blog (sì, sono scema e le trascrivo in un foglio annuale), le pulizie (divise in giornaliere, settimanali e annuali/grandi pulizie)
- Agenda: qui annoto gli appuntamenti (ricorrenti, come le attività extrascolastiche di Ida, o extra, come gli appuntamenti dai clienti), l’elenco dei post da scrivere per ogni giornata (non il titolo, che è nel planning del piano editoriale, ma proprio il nome del blog “Mammachetesta” piuttosto che ItaliacheMamme o BlogCliente) e le cose della lista settimanale che vogli portare a termine.
Il trucco è di non fare semplici liste con durata indefinita, ma collocare in un luogo definito e usando la tecnica giusta ogni cosa da fare.
In questo senso una organizer come la mia Filofax è molto utile perché permette di avere tutti i vari strumenti in un unico luogo: l’agenda vera e propria, i vari planning, le liste, gli appunti, ecc…
Io ho anche personalizzato i divisori. Eccone una carrellata.
Se il layout vi piace e volete creare i vostri separatori per agenda ideali con questo schema, vi basterà scaricare l’immagine base qui e modificarla a piacimento (io ho semplicemente usato PickMonkey con un font Sketch Block).
In conclusione
Eccovi quindi un piccolo promemoria per non soccombere alle liste:
- la lista è uno strumento veloce, per le cose complesse ci sono i planning e il calendario dell’agenda
- se un progetto è grande pianificatelo per step e la lista finale dei to do dovrà essere spalmata negli elenchi delle attività quotidiane
- se una lista non si svuota mai avete sbagliato strumento: pianificate!
E ora buona pianificazione a tutti!
Sembra scritto per me 🙂
Davvero, anche io ho capito che servono più strumenti, uno per ogni tipo di organizzazione. Da quando ho iniziato a scegliere tra liste, planning e agenda… tutto funziona meglio!!!
Ehm… potrei chiedere come hai fatto con Pickmonkey a fare dei separatori così carini? che funzione utilizzi?
sempre se ti è possibile rispondere a questa domanda…
ps. complimenti infiniti per il blog… mi hai aperto un mondo che è nella mia testa da un po’ ma che “mi vergognavo” a far uscire… quello di organizzare e tenere tutto sotto controllo!!!
Allora, adesso sembro pazza ma…non trovo più la funzione!!! Comunque puoi fare lo sfondo a pois in rosa andando in temi, heart cutouts e stringendo al minimo la dimensione del cuore.
Scusa, ma non me lo sono scritto mannaggia alla pupazza!!!
Grazie mile lo stesso per la disponibilità!!!! ora proverò a vedere un po’ se riesco a inventarmi qualcosa!!! 😀