Quando le to do list sono troppe

Io amo le liste, lo sapete bene, ma può succedere che a qualcuno prendano la mano facendo scrivere lunghi elenchi per ogni cosa fino a non essere più in grado di finirne una.

Liste, planning, agenda: uno strumento per ogni cosa

Alle volte può capitare di utilizzare più strumenti per fare la stessa cosa ma è uno spreco di tempo non trovate? Oltre che di spazio se sono cartacei.

Il rischio è di disperdere energie e di non vedere mai il fondo di nessuna lista, scoraggiandosi immensamente e non riuscendo a raggiungere gli obiettivi in tempi utili.

Ma qual è la differenza fra i diversi strumenti?

Iniziamo dalle nostre amate liste: le liste servono appunto per elencare delle cose da non dimenticare. Possono essere le attività giornaliere, la lista della spesa o quella delle idee per il blog, ma sono accomunate dalla caratteristica di servirci esclusivamente come promemoria per un arco di tempo o un argomento semplice e definito.

I planning sono l’evoluzione delle liste, un modo più strutturato di pianificare una determinata attività come ad esempio le pulizie o il piano editoriale per il blog.

Se la lista è solo un elenco, il planning di solito contiene una parte di pianificazione vera e propria, di solito su un arco di tempo più ampio: un mese, una settimana o anche l’intero anno.

L’agenda serve a segnare non solo gli appuntamenti ma anche delle mini to do list giornaliere, soprattutto per quelle attività ricorrenti come le scadenze settimanali di lavoro o le attività extra. Vi ho già spiegato come segnare gli impegni sull’agenda nel periodo di Natale Organizzato, ma lo stesso criterio vale tutto l’anno.

Come uso i vari strumenti

Ecco come mi muovo io nell’utilizzo dei vari strumenti:

• Liste: le uso per le attività settimanali non ricorrenti , per le parti della casa che voglio riorganizzare e per le idee dei post. In un certo senso anche per i progetti creativi che voglio realizzare ma lì uso una moleskine dove annoto i progetti per immagini.
• Planning: mi servono per tutto quello che ha bisogno di essere collocato con precisione in una data e gestito con un solo colpo d’occhio: i piani editoriali, le statistiche del blog (sì, sono scema e le trascrivo in un foglio annuale), le pulizie (divise in giornaliere, settimanali e annuali/grandi pulizie)
• Agenda: qui annoto gli appuntamenti (ricorrenti, come le attività extrascolastiche di Ida, o extra, come gli appuntamenti dai clienti), l’elenco dei post da scrivere per ogni giornata (non il titolo, che è nel planning del piano editoriale, ma proprio il nome del blog “Mammachetesta” piuttosto che ItaliacheMamme o BlogCliente) e le cose della lista settimanale che vogli portare a termine.

Il trucco è di non fare semplici liste con durata indefinita, ma collocare in un luogo definito e usando la tecnica giusta ogni cosa da fare.

In questo senso una organizer come la mia Filofax è molto utile perché permette di avere tutti i vari strumenti in un unico luogo: l’agenda vera e propria, i vari planning, le liste, gli appunti, ecc…

Io ho anche personalizzato i divisori. Eccone una carrellata.

Se il layout vi piace e volete creare i vostri separatori per agenda ideali con questo schema, vi basterà scaricare l’immagine base qui e modificarla a piacimento (io ho semplicemente usato PickMonkey con un font Sketch Block).

In conclusione

Eccovi quindi un piccolo promemoria per non soccombere alle liste:

• la lista è uno strumento veloce, per le cose complesse ci sono i planning e il calendario dell’agenda
• se un progetto è grande pianificatelo per step e la lista finale dei to do dovrà essere spalmata negli elenchi delle attività quotidiane
• se una lista non si svuota mai avete sbagliato strumento: pianificate!

E ora buona pianificazione a tutti!