Ed eccoci qui al primo venerdì con la nuova rubrica “Natale organizzato” e parliamo di come segnare gli appuntamenti in agenda in modo corretto e funzionale.
Le regole sono semplici e vi stupirete di non averci pensato voi stesse. Mi sono stupita anche io…ma io sono sciroccata quindi lo stupore in effetti non era molto motivato :-O
Riassumete le cose da fare
Riservate una parte della vostra agenda o del vostro planning a un breve riassunto di tutti i vostri impegni. Mettete tutte le cose da fare in questo contenitore e spuntatele mano a mano che le assegnate ai vari giorni, o in alternativa mano a mano che vengono svolte.
Questo vi permetterà di tenere la situazione sempre sotto controllo.
Segnate gli appuntamenti fissi
Per prima cosa dobbiamo trascrivere sull’agenda tutti gli appuntamenti fissi, quelli ricorrenti di settimana in settimana.
Subito dopo iniziate a collocare gli appuntamenti ricorrenti nella settimana.
Io ad esempio segno le attività extrascolastiche di Ida (che hanno ovviamente giorni fissi) e la schedulazione dei vari piani editoriali per i blog che seguo.
Trovo che assegnare sempre lo stesso giorno ai vari lavori sia il metodo più efficiente per non sgarrare le scadenze.
Non dimenticate gli impegni improrogabili
Ci sono impegni che potremmo considerare ultra-fissi ma che in realtà possono farci sballare tutti i programmi di una giornata, o farci rischiare di scordare qualcosa di importante.
Per me sono gli appuntamenti di lavoro soprattutto come formatore perché spesso mi fanno sforare il consueto orario di ufficio, rischiando di mandare a gambe all’aria tutta la mia consolidata routine.
In questo modo invece sono di quanta elasticità ho bisogno ogni giorno e non scordo più nulla (ok, quasi nulla 😀 ).
Inserite gli appuntamenti
Ah gli appuntamenti!!!!
Qui sotto Natale si sciala e si rischia il disastro se non abbiamo la situazione sotto controllo.
Ma se avremo passato tutti gli step precedenti non ci saranno intoppi e sapremo se e quando inserire un nuovo appuntamento.
Date a ogni impegno un tempo massimo, scrivetelo (magari ora di inizio e di fine), così vi imporrete di non prenderne altri o di non sovraccaricarvi la giornata.
Il Natale è alle porte e dobbiamo assolutamente evitare di pretendere troppo da noi stesse trascurando i doveri reali per altri che ci potrebbero venire imposti dall’esterno ma che non determineranno la vita o la morte di nessuno se li ignoreremo beatamente.
In questo modo invece avremo la possibilità di ricavarci perfino del tempo per noi e le nostre passioni. Mica cotiche!
Perfetto, questo sistema…io ne sto ancora cercando uno che mi soddisfi, un agenda che mi si adatti…il metodo attualmente in corso è del tutto simile al tuo…per ora reggo 🙂 !!
Mi confermi allora che sono sulla strada giusta! Ma l’agenda ti serve a fogli mobili o va bene anche se sono fissi…perché mi hanno segnalato una chicca eccezionale 😉
sei un mito, e mi stai pure contagiando!!!!!!
<3
Grazie per gli spunti ottimi. Attualmente gestisco 3 – e dico 3! – filofax e cerco di buttare tutto dentro. Normalmente una mattinata nel weekend mi va via per l’organizzazione e la pianificazione della settimana. E per fortuna non ho famiglia 🙂
Ho visto in altro post che anche tu usi le filofax, come ti trovi? Io credo siano straordinarie! 🙂
Io amo la mia filofax. Per fortuna per ora riesco a gestire tutto con una. se no impazzirei. Ho bisogno di avere tutto in un unico posto 😀