Come organizzare un’agenda digitale

Qualche settimana fa Roberta mi ha chiesto indicazioni su come gestire un’agenda digitale (magari su iPhone o iPad) perché dal lavoro la fanno impazzire con continui scheduling aggiuntivi e nuovi appuntamenti.

agenda-pc-smartphone

Intanto ricordatevi sempre la regola fondamentale della gestione: tenete un’unica agenda casa-lavoro.

Su questo non ci sono discussioni: se non fate così impazzirete presto cercando di ricordarvi a casa cosa dovete fare al lavoro e viceversa.

Proprio per questo può essere una buona scelta, se prediligete le borse piccole, avere l’agenda in formato digitale così che sincronizzando tutti i device sia sempre disponibile alla consultazione o aggiornamento.

Ci sono molte app per mobile utili a questo scopo ma io trovo che il sistema migliore sia il buon vecchio Google Calendar che si può comodamente usare sia da pc che da smartphone o tablet.

Come gestire Google Calendar

Iniziamo vedendo una schermata tipo (ok, una MIA schermata tipo 😀 )

gestire-agenda-on-line

Io uso abitualmente la schermata settimanale di Calendar dove c’è comunque una piccola preview del mese con in grasetto i giorni che contengono già note segnate.

I principi che uso quando lo aggiorno sono gli stessi che adotto per l’agenda cartacea:

  1. come prima cosa segno gli impegni fissi, perché una delle comodità di calendar è che entrando nel dettaglio dell’attività creata si può impostare la ripetizione con la cadenza e la durata necessarie (io ad esempio ho segnato tutti gli impegni sportivi di Ida e i giorni in cui scrivo i post per i vari blog che curo o a cui contribuisco)
  2. poi mi faccio una to do list nella sezione task (in rosa a destra bell’immagine) con gli extra  per poi collocarli nell’agenda spuntandoli mano a mano che li ho portati a termine.

Molto interessante è anche la possibilità di iscriversi a calendari di altri (ovviamente previo loro invito se sono calendari privati). In questo modo potrete sincronizzare anche eventuali calendar di clienti per progetti specifici o del vostro ufficio se gestito, come sempre più aziende fanno, con Google.

Essendo inoltre sincronizzabile con Outlook, anche se la Società lavora off line a livello di programmazione, potrete sempre gestire il tutto in una sola schermata.

Io ho tre calendari (oltre al task):

  • personale (per gli impegni extra lavorativi)
  • SMM (per il lavoro di social media manager e la gestione dei blog)
  • ufficio (quello sincronizzato dal calendar aziendale).

Per me questa è la soluzione più elastica, ma ho amiche che si trovano meglio con un calendario per ogni progetto che seguono, o che differenziano la gestione del blog personale da quella delle attività dei clienti. In questo modo possono avere anche il piano editoriale sempre calendarizzato.

Per me che resto sempre in parte amanuense non era cosa 😀

Come sempre ognuno di voi deve trovare la propria strada verso l’organizzazione perfetta.

Vediamo un attimo un dettaglio delle opzioni presenti nella pagina di un singolo evento.

pagina-evento-google-calendar

Come vedete sono molte le potenzialità di questo strumento che diventa un vero e proprio sistema di gestione progettuale grazie a eventi pubblici e inviti.

Se volete saperne di più su questa bella feature di Google potete consultare la guida ufficiale di Calendar.

 

photo credit: Alejandro Pinto via photopin cc

Commenti

  1. wow! non trovo altre parole…
    sei Troppo efficiente!! 😀

  2. Evernote? Hai mai provato? Anche io annoto tutto li’, si puo’ sincronizzare e condividere. Do un’occhiata anche a Google Calendar ma se conosci entrambe, secondo te quali sono le differenze sostanziali. Grazie!

    • Sara Salvarani dice:

      Uso moltissimo Evernote, ma non ha un calendar con gli appuntamenti. Per la to do list va benissimo, ma non ha la funzione “agenda”.
      Sarebbe necessario creare un foglio di calcolo in cui inserirla.
      Mi risulta più semplice calendar, ma ho una mezza idea in merito. Stay Tuned! 😉

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  1. […] come faccio a fare tutto. Oltre ai soliti strumenti di cui parliamo spesso (agenda, planning, agenda virtuale) devo confessarvi il mio vero grande segreto: la mia casa è un […]

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