La gestione delle informazioni in entrata

Chi segue L’Eco della Sicurezza o è mai entrato in un’aula dove facevo docenza sa che…come dire…sfrango i maroni a tutti (no, non c’era un modo più elegante e altrettanto elegante per dirlo!) con il Metodo Toyota e in particolare le 5S.
Ovviamente un sistema simile è utilizzabile anche per la gestione del tempo e in particolare per la gestione dei documenti/informazioni che riceviamo (spesso troppe e non richieste).
In questo caso le “S” diventano 6:

  • SCARTARE: vincere il nostro supremo istinto a tenere le cose “perchè non si sa mai un domani se serve”; fateci la domanda: se ci servirà un domani quella informazione è impossibile recuperarla altrove? No? La possiamo ritrovare? Perfetto: eliminatela senza pietà! Gruppo di autoiauto (“Ciao, mi chiamo Mammachetesta e da 1 settimana elimino una cosa inutile al giorno”) al secondo piano, terza stanza sulla destra.
  • SCARICATELA: amo questa parte. Sbolognare ad altri. Da veri bastardi dentro quale sono io.
  • SBRIGATELA: rispondete alla mail, al messaggio, sbrigate la pratica o il lavoro richiesto, ma solo se è rapido e non vi porta via troppo tempo (3 minuti è il massimo concesso)
  • SCADENZATELA: se vi porta via più di 3 minuti o non potete comunque evaderla ora, infilate l’informazione/richiesta nello scadenziario.
  • SCHEDATELA: archiviate quello che non rientra nelle precedenti categorie, ma ricordate che si archivia solo roba relativa ad un progetto (es: le MERAVIGLIOSE foto di riviste che sto raccogliendo per la mia casa vengono scannerizzate e archiviate nel “Dossier casa” sul pc…la neuro per favore me la mandate in fondo alla piazza, casa gialla, cancello liberty) o delle informazioni di riferimento che vi servono (es: normativa).
  • STOPPATELA: fate in modo che non vi arrivi più quella informazione (esempio classicissimo. la newsletter a cui mai vi siete iscritto e che vi ammorba la mail!).
Rendiamo “lean” le nostre scrivanie e i nostri archivi. Ma soprattutto rendiamo “lean” la nostra vita e il nostro tempo. E’ la cosa più preziosa che abbiamo.

Commenti

  1. grazie 😉

  2. bello…prendo appunti!

  3. Uno dei miei propositi per l'autunno è proprio l'organizzazione domestica. Mi hai proprio ispirata e aiutata: grazie!

    E ovviamente ti ho citato: http://dovehovistote.blogspot.com/2011/08/pensieri-idee-e-liste.html

Trackbacks

  1. […] periodo un po’ pesante ho deciso di riprendere in mano i buoni consigli che vi avevo dato qui e qui e aggiungerci un po’ di nuove idee che mi sono venute guardando in giro per il web, perché il […]

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